L’externalisation est une pratique de plus en plus adoptée par les établissements de santé. Elle présente en effet plusieurs avantages aux praticiens. Voici quelques exemples des services que l’on peut externaliser et les bonnes raisons de le faire.
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Simplifier et optimiser la gestion de l’établissement de santé
Comme tout autre business, un établissement de santé doit gérer différents départements et éléments. Citons les rendez-vous, les factures, les dossiers des patients, les stocks de matériel et médicament, etc. Ces tâches administratives consomment beaucoup de temps et d’effort, sans oublier les dépenses qu’elles génèrent. Elles ne sont pas à forte valeur ajoutée pour la pratique, mais pourtant indispensables. En effet, une mauvaise gestion hospitalière impacte directement la qualité des soins et services présentés aux patients. Les appels manqués, les rendez-vous non honorés et les données perdues sont des conséquences parmi bien d’autres. Pour résoudre ces problèmes, l’externalisation est une option à absolument considérer. Vous pouvez alors faire appel à un service de secrétariat à distance. Celui-ci ne s’occupe pas seulement de l’accueil téléphonique, mais aussi des missions administratives. Chaque praticien peut trouver une assistance adaptée à ses besoins, qu’il soit chirurgien, médecin généraliste ou autre. D’autres services que le secrétariat peuvent être externalisés pour faciliter et optimiser la gestion. Ce sont le support technique, le codage médical, la facturation, la transcription médicale, etc.
Améliorer l’accueil téléphonique avec le télésecrétariat médical
Un excellent accueil téléphonique est indispensable aujourd’hui pour satisfaire ses clients et les préserver. Or les professionnels de la santé reçoivent beaucoup d’appels au quotidien qu’ils n’arrivent pas à bien gérer. Ceci est particulièrement vrai pour les grandes cliniques, les hôpitaux ou encore les laboratoires d’analyses. Les patients espèrent aussi que leurs praticiens soient joignables à tout moment. Ce qui n’est pas possible, même en présence d’une secrétaire sur place. En revanche, la permanence téléphonique médicale est possible en passant par un service de télésecrétariat. Les agents responsables peuvent recevoir les appels le soir et le week-end ou même des jours fériés. Ils les filtrent et ne transmettent que les appels urgents ou qui nécessitent un contact direct avec le praticien. Ce dernier leur procure les consignes et directives nécessaires au préalable. Le télésecrétariat est donc très utile pour gérer des périodes d’absence et pour garantir la permanence téléphonique. A noter que tous les prestataires d’assistance médicale à distance ne proposent pas ce service. Il faut en discuter dès le départ si la permanence téléphonique vous intéresse.
Libérer le personnel médical pour s’occuper plus des patients
Comme indiqué précédemment, les tâches administratives sont chronophages et énergivores. Le personnel médical est souvent débordé par les appels téléphoniques, les documents à remplir et les déplacements d’un département à l’autre. L’externalisation permet effectivement de libérer les employés et les aider à mieux gérer leur temps. Ils peuvent se focaliser sur le cœur de leur métier : présenter des soins aux patients. Prenons le cas du télésecrétariat médical et paramédical. Ce type de prestation est utile même en présence d’un secrétariat interne. Celui-ci peut se focaliser sur l’accueil physique sur place et prendre uniquement les appels urgents. En effet, il n’est pas nécessaire de tout confier à son service de téléassistance. Vous pouvez organiser la charge de travail de la manière qui vous convient. Ainsi, votre secrétaire à distance peut filtrer les appels pour transférer les demandes urgentes ou complexes à votre assistante personnelle. Vous pouvez aussi confier uniquement l’accueil téléphonique à votre prestataire, comme vous pouvez lui déléguer d’autres tâches. La gestion des rendez-vous, des factures et des assurances peut très bien être externalisée.
Renforcer l’efficacité des solutions médicales déjà utilisées
Les établissements de santé utilisent de nombreux logiciels pour gérer leur activité. Citons les logiciels d’aide à la prescription médicale LAP et les logiciels d’accès à la base de données des patients. Ils utilisent également des outils de gestion de différents genres. Les plateformes de prise de rendez-vous comptent parmi les solutions les plus populaires. Elles facilitent énormément la tâche au personnel médical ainsi qu’aux patients et présentent plusieurs avantages. Mieux encore, il est possible de passer par une plateforme télésecrétariat et accéder aux mêmes avantages. C’est le cas avec l’expert du métier Vocallz qui intègre facilement les outils médicaux à son service. Ceci grâce à son partenariat avec plateformes d’agendas réputées comme Doctolib, Maiia et Ubicentrex. Passer par un service de télésecrétariat médical rend l’organisation de votre agenda via une plateforme dédiée encore plus pertinente. Il en va de même pour tous les autres services que vous pouvez externaliser. Ceci à condition de trouver des prestataires capables d’améliorer votre gestion hospitalière sans modifier entièrement votre structure. En revanche, de tels changements peuvent être plus judicieux comme on verra par la suite.
Faire appel à de véritables experts adaptés à ses besoins
Un des grands avantages de l’externalisation est de trouver des experts dont vous ne disposez pas. Ce qui est particulièrement utile pour les petites structures et les praticiens indépendants. Un cabinet médical n’a pas les ressources pour embaucher des spécialistes qui couvrent tous ses besoins. Sans oublier qu’il faut également installer du matériel et consacrer un budget de maintenance. Bref, il est possible de confier plusieurs de vos prestations et tâches à des experts tiers. Dans le cas du télésecrétariat médical, il est important de choisir un prestataire vraiment qualifié. Il est possible en effet de passer par un centre d’appel de grande envergure, même à l’étranger. En revanche, ces centres travaillent souvent avec des clients variés. Ils ne possèdent pas une expérience spécifique dans l’assistance médicale et paramédicale. C’est pourquoi il vaut mieux faire appel à un service de télésecrétariat médical à taille humaine. Il s’agira d’un spécialiste du domaine avec des agents d’accueil formés de manière adéquate. Transmettre des consignes médicales et conseiller les patients ne se font pas au hasard. Ceci en plus d’autres qualifications qui peuvent être exigées impliquant des connaissances sur la comptabilité, les réglementations, les assurances, etc.
Accéder à des technologies performantes et avancées
Dans le même sens, vous pouvez accéder à de meilleures technologies grâce à l’externalisation. Cela inclut les logiciels médicaux, les plateformes de gestion des agendas et bien d’autres outils de management. Les centres de télésecrétariat médical disposent d’une ligne téléphonique puissante, d’une connexion stable et d’un matériel performant. Ce qui permet d’apporter un accueil téléphonique impeccable aux patients. Les coupures, la non disponibilité et les problèmes de son sont évités. La prise de rendez-vous en ligne se voit également améliorée grâce à une meilleure connexion à internet. Il en va de même si vous décidez d’externaliser la gestion des stocks, la maintenance technique ou tout autre service. Vous trouverez des prestataires qui disposent de plus de ressources logicielles et matérielles. Il faut noter que les technologies utilisées dans le médical et le paramédical ne cessent d’évoluer. Il serait difficile pour un praticien de mettre la main sur ce qu’il y a de meilleur sur le marché. Le côté financier est également à considérer, ce qui nous amène au point suivant.
Economiser grâce à la flexibilité des solutions externes
La gestion des coûts est un élément fondamental pour toute entreprise qui souhaite perdurer et grandir. Les établissements n’échappent pas à cette règle, puisqu’il s’agit d’un business en fin de compte. L’externalisation présente un grand avantage à ce niveau, permettant de mieux gérer ses dépenses et même de réaliser des économies. Il suffit de comparer les deux options pour bien comprendre. En interne, vous devez embaucher de nouveaux employés et installer du matériel et des solutions logicielles. Il faut assurer la formation du personnel et consacrer un budget pour le fonctionnement du service et sa maintenance. Des assurances de travail et charges sociales sont à payer. En revanche, toutes ces dépenses sont réduites ou évitées si vous passez par un prestataire. Vous n’êtes pas son seul client et n’avez donc pas à supporter tous les coûts. En plus, il est possible d’obtenir une offre sur mesure adaptée à ses besoins et modulable. Vous ne payez que pour ce que vous utilisez, et pouvez changer de formule si nécessaire. De cette façon, vous arrivez à mieux maîtriser votre budget et économiser sur plusieurs opérations en les automatisant.
Choisir une solution scalable et modulable dans le futur
La scalabilité est un avantage non négligeable lorsque vous passez par un prestataire tiers. Elle vous permet de personnaliser votre offre en fonction de vos besoins du moment. En même temps, vous pouvez prévoir des changements à court terme et à long terme pour mieux accompagner votre développement. Ceci à fur et à mesure que vous développez votre activité et obtenez plus de clients. Il faut noter que la scalabilité ne signifie pas toujours d’agrandir votre équipe externe ou étoffer votre offre. Il se peut que vous décidiez à un moment donné d’utiliser plus de ressources en interne. Dans ce cas, une solution modulable vous permet de réduire la charge de travail déléguée en externe. Un médecin libéral peut rejoindre une clinique et travailler en tant que salarié ou vice-versa. S’il fait appel à un service de télésecrétariat, il est possible d’adapter sa prestation aux nouvelles conditions de travail.
L’externalisation de la gestion hospitalière présente donc plusieurs avantages. Le télésecrétariat médical est un très bon exemple et convient à tous les praticiens du médical et du paramédical. Choisir un prestataire fiable et expérimenté est indispensable.